Une gestion de contrats performante génère de la valeur
Les achats s’articulent typiquement autour de 2 grands groupes de processus :
- l’amont qui consiste à sélectionner un fournisseur et formaliser les conditions négociées par la signature d’un contrat
- l’aval qui consiste à passer les commandes et payer les factures
Il n’est pas toujours très clair où la gestion des contrats se place et le plus souvent d’ailleurs, les acheteurs ne sont pas impliqués, laissant cette responsabilité aux utilisateurs des services et/ou biens objets du contrat.
Les objectifs des départements achats sont focalisés la plupart du temps sur la génération de valeur par la négociation des accords, qu’ils soient avec des fournisseurs nouveaux ou lors de renouvellement de contrats. Il est très rare qu’ils mentionnent des objectifs de génération de valeur par une gestion de contrats dynamique. Et pourtant, il y a bien un réel potentiel à exploiter.
Prenons un exemple assez classique d’un(e) directeur(rice) achats qui prend ses fonctions.
Il(elle) veut connaître les contrats actifs, avec quels fournisseurs, quels montants, quelles catégories d’achats etc…Combien ont obtenu une liste exhaustive et pertinente dans un délai court ? combien sont assurés qu’il n’y a pas de contrats signés stockés dans un tiroir quelque part dans l’entreprise et littéralement oubliés ? Il n’est pas rare que ce type de demande qui semble pourtant assez basique génère un surcroît de travail dans les services achats car l’information n’est pas facilement accessible.
Prenons un second exemple d’évolution de législation comme le RGPD.
Comment identifier tous les contrats qui sont impactés et quelles sont les clauses qu’il faut analyser ? La grande majorité des entreprises ont réalisé à cette occasion l’ampleur du chantier pour mettre leurs contrats en conformité avec cette nouvelle législation, à commencer par l’identification des contrats concernés ?
D’autres situations nécessitent une parfaite connaissance des contrats et de leurs contenus : cession ou acquisition de société, audit, litige, gestion d’un risque particulier…
On voit par ces exemples et ces situations qu’une gestion de contrats efficace permet d’avoir à tout moment la visibilité exhaustive des contrats et de leur contenu. C’est un bon début mais cela reste insuffisant.
Une gestion de contrats performante nécessite une attention régulière et permet de répondre aux questions suivantes :
- Le fournisseur délivre-t’il ce qui est dans le contrat ?
- Le fournisseur facture t’il en phase avec ce qui est prévu ?
- Le niveau de qualité est-il en accord avec ce qui est stipulé ?
- Les performances sont-elles alignées avec les exigences explicites ?
- Les facteurs qui ont amené la décision de choisir ce fournisseur sont-ils confirmés , en d’autres termes, les hypothèses du business case se concrétisent-elles ?
- Les facteurs qui ont amené la décision de choisir ce fournisseur sont-ils confirmés , en d’autres termes, les hypothèses du business case se concrétisent-elles ?
- Les obligations des parties sont-elles respectées ?
- Est-ce que les risques inhérents aux fournisseurs sont identifiés et traités de manière adéquate tout au long de la durée de vie du contrat ?
- Si le périmètre change, le contrat est-il adapté ?
- Si les conditions marché évoluent, le contrat évolue-t’il aussi pour rester compétitif ?
Les réponses à ces questions sont essentielles et chacune représente un potentiel de génération de valeur : gains financiers, réputation sociétale, respect des engagements, capacité d’innovation, pilotage des performances…
Les acheteurs ont clairement un rôle à jouer pour garantir la bonne exécution des contrats et l’obtention par l’entreprise des bénéfices attendus. Des solutions existent sur le marché pour les y aider comme Seal (Docusign), Icertis et d’autres.
La digitalisation des achats couvre souvent les 2 processus cités au début de cet article alors que la partie gestion de contrats reste encore trop peu structurée. Cela devrait changer…
